Praktiski padomi darbinieku sūtīšanai komandējumos Aktuālie padomi

Praktiski padomi darbinieku sūtīšanai komandējumos

Ceturtdiena, 27 oktobrī, 2022

Ārzemēs arvien pieaug pieprasījums pēc kvalificētiem celtniekiem, kuri ir gatavi ceļot projektu vajadzībām. Starptautiskā biznesa ceļošanas asociācijas veidotajā pētījumā pat atklājies, ka  2017. gadā ar projektiem saistītie komandējumu izdevumi sasniedza 45,4 miljardus ASV dolāru, un būvniecības nozare ir visintensīvāk ar projektiem saistītā nozare. Šajā nozares segmentā projektu komandējumi veido 20 % no kopējiem komandējumu izdevumiem. Arī Latvija tiek novērota šāda tendence.

 

Esam apkopojuši dažādus vērtīgus padomus, kas palīdzēs atvieglot komandējuma organizēšanu darbiniekiem, tādā veidā šo procesu padarot daudz ērtāku un izdevīgāku!

 

Būvniecības projektu komandējumu izdevumi

 

Kāpēc tēriņi projektu komandējumiem ir tik lieli? ASV trūkst talantīgu būvniecības speciālistu. Būvniecības nozarē 2019. gada jūnijā bija aptuveni 300 000 vakanču, un saskaņā ar ASV Darba statistikas biroja datiem paredzams, ka līdz 2026. gadam šis skaits pieaugs un būs nepieciešami vēl 747 000 darbinieku. Tā rezultātā uzņēmumi palielina ceļojumu izdevumus, lai kvalificētus darbiniekus nogādātu uz konkurētspējīgiem tirgiem, kuros tie var tikt piesaistīti neizpildītiem projektiem.

 

Ar kādiem izdevumiem jārēķinās sūtot darbinieku komandējumā?

 

Sūtot būvniecības darbinieku uz ārzemēm komandējumā, nepieciešams rēķināties ne tikai ar izdevumiem par lidmašīnas biļetēm, bet arī naktsmājām, ēdināšanu, apdrošināšanu. Sasummējot visas šīs izmaksu pozīcijas, uzņēmumam, protams, ir nepieciešams rēķināties ar izdevumiem, taču, ja tajā brīdī nav neviens aktuāls projekts tepat, tad ir vērts sūtīt darbiniekus komandējumos, kur tie varēs strādāt pie dažādiem citiem projektiem. Protams, nepieciešams arī aprēķināt, vai konkrētais projekts būs izdevīgs, un tā izdevumi nepārsniegs ieņēmumus. Svarīgi pievērst uzmanību arī dažādiem neplānotiem izdevumiem, piemēram, ārstu apmeklējumiem, apdrošināšanas saistītiem izdevumiem, darba apģērbiem, kā arī cita veida izdevumiem, kas var gadīties komandējuma laikā. Noteikti ir vērts tos ņemt vērā, veidojot komandējuma izdevumu tāmi, iekļaujot tajā arī neplānotos izdevumus.

 

Biļešu meklēšana

 

Viens no laikietilpīgākajiem darbiem attiecībā uz komandējuma nodrošināšanu darbiniekiem, kā jau minējām, ir saistīts ar biļešu iegādi gan turpceļam, gan arī atpakaļcelam, tāpēc ir labi, ka ir tādas vietnes kā Skyscanner, kurā ir ērti izvēlēties galamērķi un atrast izdevīgākos lidojumus saviem darbiniekiem. Kā zināms, aviokompāniju ir ļoti daudz, tāpēc izdevīgākā piedāvājuma atrašana paša spēkiem var sagādāt gana lielas galvassāpes, tāpēc tas ir lielisks veids, kā atvieglot šo procesu. Pāris sekunžu laikā meklētājs atradīs pašu izdevīgākos piedāvājumus, kamēr jūs pa šo laiku varat pagatavot sev gardu kafiju. Varat būt pārliecināts, ka tādā veidā atradīsiet pašu izdevīgākos piedāvājumus!

 

Izdevumu reģistrēšana

 

Runājot par darbiniekiem, iedomājieties, ka pēc nedēļām, kas pavadītas projekta īstenošanas vietā, viņi atgriežas mājās. Jūs esat sajūsmā, ka varēsiet atpūsties, redzēt tuviniekus un izbaudīt atrašanos pazīstamā vietā un telpā. Bet vispirms jums ir jāpāršķirsta kvīšu kalns, jāatceras, kuri komandas locekļi bija klāt pusdienās pirms divām nedēļām, jānorāda pirkumi no datortehnikas veikala, jāseko līdzi nobrauktajiem kilometriem un daudz kas cits.

 

Šādos scenārijos noteikti ir vērts izmantot dažādas mobilās aplikācijas, kas ļauj darbiniekiem uz vietas fiksēt kvītis. Tādā veidā ir iespējams nofotografēt kvīti un pārsūtīt to uz e-pastu.  Visas kvītis var apkopot vienā izdevumu pārskatā un iedalīt atbilstošā kategorijā, neatkarīgi no tā, vai tā ir maltīte, ar projektu saistīts pirkums vai degviela. Darbinieki ir sajūsmā par vienkāršāku procesu, un finanšu departamenti ir mierīgāki, zinot, ka šo procesu pārvalda uzticama tehnoloģija.

 

Mūsdienās šāda veida tehnoloģijas palīdz daudz ērtāk un ātrāk tikt galā ar izdevumu reģistrēšanu, tāpēc noteikti ir vērts izmantot šīs iespējas, lai koordinētu savus darbus!

 

Komandējuma koordinēšana prasa diezgan lielu piepūli, tāpēc ir ļoti labi, ka mūsdienās ir pieejami dažādi rīki ar kuru palīdzību šo procesu iespējams atvieglot un padarīt daudz ērtāku un patīkamāku, kā arī tas neaizņem daudz brīvā laika. Noteikti ir vērts izmantot šīs iespējas, tādā veidā koordinējot procesus daudz ātrāk un ērtāk! Iespējams, ka arī Jums šis raksts noderēs, lai nākotnē vēl efektīvāk plānotu komandējumu norisi savā uzņēmumā!

Sandra Fomina @nadja
žurnāliste
5 gadu 1 diena portālā
Bija online 31 janvārī 19:38
Meklētājs būvniecības nozarē